4 Tipps, wie du Ordnung in dein Büro zu Hause bringst
Werbebriefe, Weihnachtskarten, Jahresabrechnungen – was liegt gerade alles auf deinem Schreibtisch oder Ablagestapel? In diesem Artikel lernst du einfache Schritte und ein Ordnungssystem kennen, mit dem du deinen Aktenschrank und dein Büro zu Hause gut sortieren und ordentlich halten kannst. Lade dir gleich unsere Checkliste zum Artikel herunter und gelange so Schritt für Schritt zu mehr Ordnung im Büro. Doch bevor wir beginnen, habe ich eine Frage:
Bist du der Meinung, du hast in deiner Wohnung ein Platzproblem? Bitte die Hand heben.
Meine Hand ist oben.
Ich habe mal durchgezählt – manch einer könnte sagen, ich hätte nicht alle Tassen im Schrank – und er hätte Unrecht, denn es sind viel zu viele. In unserer 3-Raum-Wohnung befinden sich für vier Personen 51 Schränke und Regale, um ZEUG zu verstauen. Ich kann garantieren, dass es sich bei 80% davon um ZEUG handelt, denn wir spielen immer wieder die gleichen drei Spiele, tragen dieselben drei Pullover und die Hälfte der 24 Tassen müsste ich ehrlicherweise erst entstauben, bevor ich sie jemandem anbieten könnte. Es wird also nur ein Bruchteil von dem benutzt, was wir besitzen. Meine Lösung dafür? – IKEA. Ich kaufe neuen Stauraum.
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Zumindest war das so. Zum einen, weil ich erst unsere Nachbarn rausschmeißen müsste, um Platz für neue Regale und Schränke zu haben. Zum anderen, weil ich entdeckt habe, dass es wohl wirklich eine Art Feng-Shui-Energie gibt, wenn man sich von ZEUG trennt. Außerdem hilft ein Alles-hat-seinen-Platz-System und ordentliche Beschriftung dabei, die Ordnung beizubehalten (theoretisch – wenn man sich dran hält…).
Da das neue Jahr noch besser als jeder Montag funktioniert, um in die Gänge zu kommen und wir dank dieser Pandemie genug Zeit hatten, unser Homeoffice und die Büroschränke zu Hause mit ZEUG zu fluten, kommen hier meine speziellen memoresa-Tipps, um im Homeoffice oder deinem privaten Büro zu Hause Ordnung zu schaffen.
MISTE DEIN ZEUG AUS
- Schaffe vier Zonen: Suche dir vier große Behälter oder finde vier Plätze, um anschließend all dein ZEUG zu ordnen. Diese vier Bereiche sind wie folgt beschriftet: “Müll”, “spenden”, “behalten”, “anderer Raum”.
- Sortiere den Papierkram: Gehe nun deinen gesamten Papierkram durch. Alles, was rumliegt, alles, was sich in der Ablage gesammelt hat und wenn du ganz gründlich sein willst, auch alles, was unsortiert bereits in Ordnern oder Schubladen abgelegt wurde. Ordne alles den oberen vier Bereichen zu.
- Sortiere alles andere: Mit allem anderen, was sich in deinem Büro befindet, gehst du ebenso vor. Dazu gehören also Tacker, eingetrocknete Kulis oder die 83 USB-Ladekabel. Sei dabei ehrlich und maximal radikal – du wirst keine neuen Minen kaufen und die Feder ersetzen, um den Kuli zu retten – trenn dich lieber. (Deine Regale sollten jetzt komplett leer sein.)
- Entferne den Ballast: Jetzt wird geschreddert und der Müll weggebracht. Alles, was in einen anderen Raum gehört oder gespendet werden soll, verlässt fürs Erste den Bürobereich. Du solltest nun nur noch einen einzigen (großen) Stapel vorfinden: “behalten”.
SCHAFFE KLARHEIT
- Wisch einmal komplett durch: Putz die Schränke, die Böden, entstaube die Fächer und schüttel die Krümel aus den Kisten. Denk auch an die Lampen. Fühlt sich gleich viel besser an!
- Reorganisiere wenn nötig: Es war dir eh schon viel zu voll? Dann schmeiß jetzt gleich alles an Schränkchen und Regalen raus, was dir zu viel wird. Was nicht da ist, kann auch nicht gefüllt werden und zwingt dich konsequent zu bleiben.
ORDNE MIT SYSTEM – VOM GROSSEN INS KLEINE
- Unterteile den Raum: Dein Büro erfüllt verschiedene Aufgaben und für jede davon sollte es genug Raum und einen festen Platz geben. Schaffe also Bereiche/Plätze für die verschiedenen Aufgaben. Mögliche Bereiche sind: der Arbeitsbereich, ein Bereich für Post, einer für Rechnungen, für Planung, für Bürobedarf und einer für Bücher.
- Finde für alles einen Platz – Teil 1: Ordne nun zuerst alles, was kein Papier ist, den Arbeitsbereichen zu. Stelle den Laptop dort auf, wo du ihn benutzen wirst. Organisiere Tacker, Kulis und Spitzer im Bereich für Bürobedarf.
- Bändige die Papierberge: In deinem übrigen Stapel tümmelt sich so allerhand ehemaliger Baumbestand – Post, Notizen, Zeitungen, Karten und Co. Bring auch hier System rein. Fang an mit Bereichen wie Büromaterialien, Rechnungen, Andenken, Schule/Studium/Arbeit, Zeitschriften und Zeitungen und – du ahnst es – finde für alles einen Platz (nächster Schritt).
- Finde für alles einen Platz – Teil 2: Genau, sortiere die Zeitschriften im Regal, richte eine Box für Andenken und Karten ein, hefte Notizen und Lernmaterialien ab und finde für alles einen festen Platz in deinem neu eingerichteten Büro zu Hause. Kästen, Ordner, Schubladen, Boxen und Hefter helfen dir dabei. Denk daran, am besten alles zu beschriften, damit nicht nur du weißt, wo was drin ist.
DOKUMENTE ORDNEN – DER PRO TIPP
- Entscheide dich für ein Ablagesystem: Es ist zum Teil eine Typfrage. Vielleicht blätterst du gern Ordner durch, vielleicht arbeitest du eh komplett am Rechner und bevorzugst dort dein Ordnersystem. Und vielleicht möchtest du auch unabhängig von deinem Rechner oder Laptop auf alle Unterlagen Zugriff haben, dann bist du bereit für die digitale Ordnung von memoresa.
- Entwickle eine Sofort-Routine: Egal wofür du dich entscheidest, gewöhne dir an, eingehende Post direkt zu bearbeiten. Prüfe die Unterlagen, scanne sie ggf. ein, sortiere die Dokumente an passender Stelle ein und hefte ab, was du im Original behalten möchtest.
- Ordne die Dokumente mit System: Wer hätte es gedacht, auch bei deinen Dokumenten und Unterlagen bietet es sich an, eine thematisch strukturierte Ordnung anzulegen. Dazu haben sich folgende Kernbereiche bewährt: Finanzen, Versicherungen, Wohnen, Mobilität, Einkommen/Arbeit, Gesundheit, Mitgliedschaften und Abonnements. Eine visuelle Unterstützung, wie ein Farbsystem, kann dir helfen, die Dinge noch schneller wiederzufinden. Digital hast du dafür noch mehr Möglichkeiten, so kannst du Ordner durchsuchen oder alle relevanten Steuerunterlagen gesondert markieren. Von der analogen Ordnung abzuweichen hat an vielen Stellen seine Vorteile.
Herzlichen Glückwunsch!
Wenn du alle Schritte bis hierhin durchlaufen hast, solltest du dir auf die Schulter klopfen und eine Kaffeepause gönnen. Das war viel Arbeit.
Diese Ordnung beizubehalten erfordert auch jetzt noch etwas Disziplin. Es ist wichtig, nicht alles irgendwo abzulegen, hauptsache es ist fürs Erste aus dem Weg. Sondern sich strikt daran zu halten, die Bereiche und Plätze zu wahren. Solltest du feststellen, dass es einen neuen Bereich braucht, etwa für dein privates Süßigkeiten-Reservoir, dann fühl dich frei, diesen neu zu schaffen.
Ansonsten bleibt mir nichts weiter zu sagen, außer viel Freude beim Umsetzen deiner neuen Ordnung und Routine. Es warten noch viele hilfreiche Tipps in unserem Magazin und Newsletter. Wenn dir dieser Artikel also gefallen hat, dann schau gern wieder auf einem unserer memoresa-Kanäle vorbei.
