Die Ordnungsroutine für eine entspannte Steuererklärung

Gastbeitrag

Löst das Thema Steuern bei dir noch gemischte Gefühle aus?
  • Kommt bei dir sofort der Gedanke an unsortierte Unterlagen auf?
  • Scheust du dich davor, dich mit deinem Papierkram zu beschäftigen?
  • Weißt du einfach nicht, was du steuerlich absetzen kannst?
Wir helfen dir dabei, eine neue Sichtweise auf das Thema Steuern zu gewinnen. Ab sofort wirst du bei dem Wort Steuererklärung nicht mehr zusammenzucken, sondern entspannt bleiben.
Unser Ziel ist es, dass du deine Unterlagen schnell wiederfindest. Wir zeigen dir, wie du mit Ordnungssystemen und einer einfachen Routine den Überblick über alle relevanten Steuerunterlagen behältst.
Wir sind Julia Schumann (Ordnungscoach & Digitalisierungsexpertin) und Sandra Werner (Ordnungscoach & Steuerfachwirtin). Durch unser geballtes Wissen geben wir dir alles mit an die Hand, was du für die Erstellung einer Steuererklärung und Ordnung in deinen Unterlagen benötigst.
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Lade dir hier unser Worksheet für deine Steuer Ordnungsroutine kostenlos herunter.

Warum solltest du eine Steuererklärung machen?

Durch die Erstellung deiner Einkommensteuererklärung kannst du einiges an Geld zurückerstattet bekommen. Deshalb ist es wichtig, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.
Themen wie Finanzen oder Steuern wirken unter Umständen abschreckend, da sie so selten offen besprochen oder gelehrt werden. Sobald man sich allerdings hinsetzt und mit dem Thema auseinandersetzt, ist die erste große Herausforderung bereits genommen. Heutzutage hast du so viele Möglichkeiten dich selbst zu informieren: Höre dir Podcasts an, schaue YouTube-Videos oder lies dich in Fachbücher ein. Nach kurzer Zeit, wird das Thema seinen Schrecken verlieren.
Wenn dich der bloße Gedanke an leicht verdientes Geld nicht bereits motiviert hat, dann haben wir im Folgenden noch einige andere Tipps, damit du deine Steuererklärung stressfrei und schnell erstellen kannst – ohne großes Suchen von Belegen und das sonstige Papierchaos!

Mit diesen 4 Tipps bereitest du deine Steuererklärung bestens vor:

  1. Tipp: Lege dir einen Steuer-Ordner an

Beginne damit, alle deine Unterlagen zusammenzusuchen und diese gebündelt in einem Ordner zu sammeln. Überprüfe, ob du eher der digitale oder analoge Typ bist.
Wenn deine Unterlagen eher in digitaler Form vorhanden sind, weil du sie vielleicht schon in dieser Form erhältst oder du deine Unterlagen bereits eingescannt hast, dann lege dir einen neuen Ordner mit dem Namen Steuern auf deinem PC an.
Wenn du aber viele deiner Unterlagen noch in Papierform zuhause hast, dann lege einen extra Aktenordner mit der Beschriftung Steuern an.

So weißt du immer, wo sich die Belege für deine Steuererklärung befinden und musst nicht lange suchen. Außerdem gibt dir das eine innere Ruhe, wenn du von vornherein weißt, wo was liegt.

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  1. Tipp: Schaffe Kategorien

Aber was gehört überhaupt zu den steuerlichen Unterlagen?
Generell gibt es vier Kategorien, in die man die Unterlagen unterteilen kann: Lebenshaltungskosten, Finanzen, Versicherung und Arbeitskosten.

Egal, ob du deine Steuererklärung selbst machst oder sie an einen Steuerberater abgibst, unterteile deine Unterlagen in Kategorien. Am besten bereits in der Reihenfolge, in der du sie für die Erstellung der Einkommensteuererklärung benötigst.

Hierfür kannst du dich an den Einkommensteuerformularen (Mantelbogen, außergewöhnliche Belastungen, haushaltsnahe Aufwendungen, Vorsorgeaufwand, Anlage N, Anlage KAP, etc.) orientieren, welche du für deine Erklärung benötigst. So sparst du nicht nur eine Menge Zeit, sondern weißt auch auf Anhieb, ob ein Beleg fehlt, der vielleicht noch nachgereicht werden muss.

Lege dir am besten eine persönliche Checkliste an und drucke dir diese jährlich passend zur Bearbeitung deiner Steuererklärung aus. So hast du einen Überblick, was du schon zusammen hast und was dir noch fehlt.

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  1. Tipp: Ganzjährige Ordnungsroutinen einführen

Rechnungen, Kassenbelege und Nachweise flattern auf den unterschiedlichsten Wegen und das gesamte Jahr über ins Haus. Diese durch kleine Routinen schon während des laufenden Jahres für die kommende Steuererklärung zu ordnen, kann dir viel Zeit und Sucherei sparen. Hier unsere Tipps:

Der Zettelkasten im Flur
Du musst nicht alle Dokumente sofort abheften, sondern kannst diese erstmal entspannt in einer Zwischenablage sammeln. Sinnvoll ist ein Ort in der Nähe der Haustür, damit die Eingangspost direkt einen Platz hat und nicht verteilt herumliegt. So kommst du gar nicht erst in Versuchung, deine Eingangspost woanders abzulegen.
Du darfst hier kreativ sein: Falls du keine Möglichkeit hast, einen Ablagekorb im Flur abzustellen, kannst du beispielsweise auch einen Prospektständer an der Wand befestigen und als Papier-Parkplatz nutzen.

Kassenbelege richtig sammeln
Fachbücher, Bürobedarf, Arbeitskleidung – wenn du nicht alles online bestellst, wirst du deine Kassenzettel und Belege regelmäßig sortieren müssen. Gewöhne dir zum Beispiel an, jedes Mal, wenn du nach Hause kommst, dein Portemonnaie, Taschen und Hosentaschen von Quittungen zu befreien.
Da das Thermopapier der Belege nach einiger Zeit verblassen kann, solltest du Sicherheitskopien der Belege erstellen, indem du Scans oder Fotos davon digital ablegst.

Die Zettelablage regelmäßig wegsortieren
Oft möchten wir uns davor drücken, Dinge zu tun, die unangenehm erscheinen. Doch wenn wir unliebsame Aufgaben in Abschnitte unterteilen, ist die Erledigung gleich viel leichter, weil das Ende absehbar ist.

Nimm dir wöchentlich etwas Zeit, um deinen Zettelkasten im Flur zu bearbeiten. Auf diese Weise bleibst du in Übung, kannst die Zeit besser abschätzen und dein Papierkram ist immer auf dem aktuellen Stand. Sobald du mit der Bearbeitung deines Papierkrams beginnst, nimmst du einfach alle Dokumente aus dem Zettelkasten im Flur und schaust, welche bearbeitet und welche nur abgeheftet werden müssen. Denk dabei an die Kategorien deines Steuer-Ordners (Tipp 1 und 2).

Das E-Mail-Postfach aka. digitale Belege ordnen
In diesem Zuge kannst du dir auch direkt dein E-Mail-Postfach vornehmen. Schau hier welche E-Mails diese Woche eingegangen sind. Wenn dich Nachrichten mit Rechnungen erreicht haben, die für deinen Steuererklärung relevant sind, dann speichere dir diese direkt in deiner geschaffenen Ordnerstruktur ab.

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  1. Tipp: Daten sichern in der Cloud

Wenn du deine Unterlagen nicht nur ordentlich ablegen, sondern gleichzeitig auch sichern möchtest, können wir dir das memoresa-Portal sehr ans Herz legen. Dort kannst du deine Unterlagen ganz einfach in die vorgegebenen Strukturen hochladen, wodurch du einen schnellen Zugriff hast. Außerdem kannst du so deine Dokumente von jedem Ort aus abrufen.

Du kannst dort nicht nur Steuerunterlagen, sondern auch andere wichtige Dokumente ablegen. Beispielsweise deine Ausweise, Zeugnisse oder Daten für diverse Zugänge.

Wir hoffen, wir konnten dir mit diesen Tipps Klarheit und Gewissheit über das Thema Steuern und Finanzen verschaffen. Falls du noch weitere Tipps im Bereich Digitalisierung, Ordnung oder Nachhaltigkeit benötigst, melde dich gerne bei uns:

Julia Schumann
Digitalisierungs- und Ordnungsexpertin

Schwerpunkte: Digitalisierung von Unterlagen, Bildersortierung, Haushaltsorganisation
Einzugsgebiet: Bad Essen, Osnabrück, Münster, Minden

Sandra Werner
Ordnungscoach und Steuerfachwirtin

Schwerpunkte: Steuern, Nachhaltigkeit, Haushaltsorganisation
Einzugsgebiet: Großraum Frankfurt am Main und Großraum Freiburg im Breisgau
Instagram:happyhome_ffm

Mit dem memoresa Portal kannst du ebenfalls schnell und einfachh Ordnung in deine Steuerunterlagen bringen. Was dir dabei hilft Kategorien zu erstellen und den Überblick zu wahren sind Schlagworte. In diesem Video zeigen wir dir, wie du Schlagworte in deinen Dokumenten anlegst und später alle Dokumente danach durchsuchts und filtern kannst.

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